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Die Kilometerpauschale vom 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021

Die Kilometerpauschale vom 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021

Üblicherweise wird kurz vor dem 1. Juli bekanntgegeben, wie hoch die Kilometerpauschale für die föderalen Beamten im Falle von Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug ist. Diese Bekanntmachung gilt auch für Buchhalter und Steuerberater, da der Betrag dieser Entschädigung auch steuerlich relevant ist.

Mit dem eigenen Fahrzeug

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmer mit dem eigenen Fahrzeug losschicken, um etwas zu regeln, dann ist es logisch, dass Sie eine Entschädigung für die Kosten bezahlen. Streng genommen muss der Arbeitnehmer diese Kosten nachweisen. Aus praktischen Gründen akzeptiert die Steuerverwaltung auch die Berechnung einer Pauschalentschädigung.

Die Entschädigung darf ein gewisses Maximum nicht übersteigen. Dieser Höchstbetrag entspricht der Kilometerpauschale, die die föderalen Beamten erhalten, wenn sie ihr persönliches Motorfahrzeug für Ihren Dienst einsetzen.
Für den Zeitraum vom 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021 ist der Höchstbetrag 0,3542 Euro/km (gegenüber 0,3653 Euro/km im vorhergehenden Jahr).

Achtung: Fahrten, die ein Arbeitnehmer zwischen seinem Wohnsitz und seinem festen Arbeitsort tätigt, sind keine Fahrten für den Bedarf des Arbeitgebers!  Diese Fahrten werden demzufolge nicht in Betracht gezogen, wenn Sie eine Entschädigung bezahlen. Dann ist es im Prinzip ein Gehalt (auch wenn unterschiedliche Befreiungen möglich sind).

Maximal 24.000 km

Bezüglich Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers akzeptiert der Fiskus, dass Sie die Entschädigung pauschalt festlegen, solange der abgelegte Gesamtabstand unter 24.000 km bleibt. Über 24.000 km wird der Fiskus die pauschale Berechnung nicht mehr akzeptieren und müssen dennoch Nachweise beigebracht werden.
Der Betrag von 0,3542 Euro/km ist auch „nur“ ein Höchstbetrag. Wenn der Arbeitnehmer höhere Kosten nachweist, dürfen Sie eine höhere Entschädigung zahlen, aber immer gegen Vorlage der erforderlichen Nachweise oder Belege.

Diese Regelung gilt ebenfalls für LISS-Zwecke. Grundsätzlich werden alle Entschädigungen, die Sie dem Arbeitnehmer zahlen, als Gehalt betrachtet. Kosten auf Seiten des Arbeitgebers werden aus dem Gehalt genommen. Für Fahrtkosten können Sie dieselbe Pauschale als die vom Fiskus angewandte nehmen.

Können Sie als Arbeitgeber diese Entschädigung steuerlich in Abzug bringen?

Bis zum Veranlagungsjahr 2020 wurden Kraftstoff- und andere Kfz-Kosten steuerlich anders im Rahmen der Körperschaftssteuer behandelt. Die Pauschalentschädigung wird zur Berechnung des Kostenabzugs aufgesplittert in einen Teil für den Kraftstoff und einen Teil für alle anderen Kosten (z.B. Abschreibung und Wartung). Das Verhältnis zwischen beiden wurde pauschal auf 30 % Kraftstoff und 70 % sonstige Kosten festgelegt.

Durch die einschneidende Änderung der Abzugsfähigkeit der Kfz-Kosten seit dem 1. Januar 2020 (Veranlagungsjahr 2021) ist diese Aufsplitterung nicht mehr notwendig.
Ab dem Veranlagungsjahr 2021 sind alle Kfz-Kosten auf der Basis der folgenden Formel abzugsfähig:
120 % - (0,5 x Koeffizient x CO2-Emissionen (g/km)).
Der Koeffizient beträgt “1” für Dieselfahrzeuge, “0,90” für erdgasbetriebene Fahrzeuge (mit einer Leistung unter 12 Steuer-PS) und “0,95” für Fahrzeuge mit anderem Motor (Benzin, elektrisch, LPG, ...).
Der anhand dieser Formel berechnete Abzug darf nicht über 100 % und nicht unter 50 % (40 %, wenn der Wagen Emissionen von mehr als 200 g/km CO2 aufweist) liegen.
Der Unterschied zwischen den Kraftstoffkosten und anderen Kosten ist nicht mehr länger relevant.

Freiwillige

Ungeachtet des Obenstehenden wird die Kilometerentschädigung für Föderalbeamte ebenfalls für eine andere pauschale Berechnung angewendet.
Das Statut des Freiwilligen erlaubt keine Bezahlung für erbrachten Dienstleistungen. Lediglich eine Unkostenentschädigung ist erlaubt. Neben den allgemeinen Monats- und Jahreshöchstbeträgen gilt eine Grenze für Fahrtkostenentschädigungen, nämlich von 2.000 km pro Jahr und Freiwilligen (es gibt eine Grenze für Freiwillige, die den regelmäßigen Transport von Personen als Tätigkeit ausüben). Die Entschädigung darf auch in dem Fall nicht mehr als die Kilometerentschädigung für Föderalbeamten betragen.

Der Preis der Bequemlichkeit

Die Pauschalberechnung birgt den großen Vorteil, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich auf den Nachweis der zurückgelegten Kilometer beschränken können. Eine Entschädigung von 0,3542 Euro/km ist zudem nicht lächerlich niedrig. Wie bei jeder Pauschalberechnung gibt es Gewinner und Verlierer, aber ist jedenfalls eine sehr einfache und praktische Vorgehensweise.

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